業務プロセスの自動化とは？DX推進のためのプロセス自動化の利点

2023年12月15日2024年5月2日

DX推進の動きの裾野が広がる中、いざDXに取り組むことになった際に、どのようなことに取り組むべきか悩んでいる方もいる担当者や経営者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

DXという抽象的な概念に対して、企業規模の大小や、業務の種類によって具体的な取り組み方は異なってきます。

この記事では、DXと自動化の関係を解説した上で、企業規模や業務に関わらず取り組みやすいアプローチである業務プロセス自動化について紹介していきます。

DXと業務自動化

まず最初に、改めてDXとは何でしょうか。DXはデジタル・トランスフォーメーションのことであり、端的に言えば、デジタル化によって企業のビジネスモデルやビジネスプロセスを変革することですが、デジタル化はIT化によるシステム利用の拡充よりも、幅広いニュアンスを含んでおり、商品やビジネスモデルそのもののデジタル化といったことも内包しています。
また、国内のDXを推進する立場の経産省では「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」といった定義をしています。

具体的にはどのような取り組みになるでしょうか。まず、実行するための土台として、業務の一部（できれば多くの部分）をデジタル化（≒IT化）していくことが第一段階となります。そして、デジタル化された業務を最適化することによって、変革を行っていきます。そして、その際の最適化の方法論の一つとして業務自動化がある、と言えます。例えば、これまで人の手を経ていた業務をデジタル技術で自動化することで、顧客への対応をリアルタイム化する、オンライン完結型にする、といったやり方で、ビジネスモデルを変革することが可能ですし、社内的な業務プロセスについても自動化によりリードタイムを圧縮することが競争力に繋がる可能性があります。

業務自動化の実現手段

それでは、この業務の自動化について、より具体的に実現していく技術や方法としては、どのようなものがあるでしょうか。様々なアプローチが考えられますが、その一部をご紹介します。

RPA

まず、RPAがあがられます。RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略であり、人がパソコンを操作して行っている作業を記録し自動化する技術です。理想論としては、システムの改善や、複数システム間の自動連携等といった方法で実現するべきような領域であっても、人の手で普段行っている操作を自動化することで業務効率化を図るという方法です。

AI（人工知能）

また、AIもまた、人による判断が必要な領域においても、アルゴリズムに基づく学習で自動的に判定できるようにする、という点で自動化を促進する技術と言えます。一般にAIと呼ばれる、機械学習やディープラーニングによる結果予測により、これまで自動化が難しかった、人ならではの判断が必要となる業務でも自動化が可能になるという点で、活用次第で大きな変革をもたらす技術と言えます。

プロセス自動化

プロセスの自動化については、業務プロセス、すなわち人やシステム、モノを跨いだ業務全体の流れ（フロー）について、システム管理下におくとともに、その流れの中で自動化を進めながら最適化を図ってていく方法論・技術です。このようにして、業務プロセス全体をデジタル移行しつつ、IT技術による自動化を行うことで、ビジネスプロセスを変革していくことを狙うものです。

業務プロセス自動化のアプローチについて

これらの様々な手法にはそれぞれにメリットがあり、DXの戦略や課題に応じて使い分けていくことが望ましいです。しかし、手法によっては規模の経済が働かないと効果が出づらいものや、多くの投資や研究が必要なものもあり、企業規模や業務に関わらず有効なアプローチは限られます。

そのような点において、プロセス自動化は、企業規模や業務範囲によって影響を受けづらく、取り組みやすく確実に効果を出していきやすい方法と言えます。

それでは、プロセス自動化は具体的にどのように行っていくものなのでしょうか。自動化に先立って、業務プロセスを可視化すると共に、システム化することになります。この際、例えばBPM（ビジネスプロセス管理）のような、プロセスを可視化しつつ、アプリとして実行可能な状態を状態を作るツールを活用することで、どのように最適化していくべきかの共通理解を作りつつ、実際に最適化を行う際の土台とすることもできます。

重要な点としては、単純にツール導入によって効果を得るようなものではなく、自社の業務プロセスをいかに自動化によって最適化して競争力を高めることができるか、構想することが前提として必要となる点です。そのため、こうした取り組みには、自社の実際のオペレーションや強み・競争優位性を理解している人材が必要です。そういった観点からも、プロセスを可視化することで、プロジェクトメンバーの中で現状の業務や今後のあるべき姿について共通理解を作っていく際に役立ちます。

ツールを活用したプロセス自動化

ここからは、現実的にプロセス自動化を実現するための方法について解説していきます。ツールとしてはNuAppを例にとって説明していきますが、このツールはノーコード開発ツールですが、BPMライクなプロセス管理機能が充実しており、プロセスの可視化・実行と同時に、アプリを構築する機能を活用してプロセス自動化を容易に実現できるようになっています。

例えば、請求書を作成して、メールの文面を作成して顧客に送信するという業務があったとします。NuApp上で自動化するとしたら、請求データを元に帳票作成機能で自動的に請求書のPDFを作成の上、メール自動送信機能で、請求書を添付の上、顧客マスターに登録されているアドレスにたいして、所定の文面で送信する、といった形で自動化できます。