BPMとは？メリットや具体的な方法を解説

BPMとは

BPMとはBusiness Process Managementの略で、日本語だと業務プロセス管理という意味です。企業（組織）内の業務プロセスを分析・可視化することで管理可能な状態にして、継続的にパフォーマンスを分析しながら、改善・最適化をしていく手法やそれを実現するツールを指す言葉です。

BPMのメリット

それでは、BPMに取り組むことで、どのようなメリットが期待できるでしょうか。

業務改善を実現

BPMの定義で解説した通り、業務プロセス視点から継続的な改善を行う取り組みです。そのため、PDCAサイクルを回しながら業務改善を進めるための土台としても有用です。自分たちが行っている業務が見える化することにより、現場目線でのボトムアップの業務改善でも活用できますし、プロセスのレベル感は問わないアプローチなので、トップダウンの全社目線で業務横断的なプロセスの最適化を図るという意味で、むしろ経営改善に近い取り組みにも適用することができます。

ビジネスモデルの変革

一つ前で述べた、全社目線での業務横断的なプロセス最適化、という話とも関連しますが、BPMを実践する際には、IT面ではSOA（サービス志向アーキテクチャ）と一体的に行うことで、複数のシステムを跨いだプロセスの統合を目指すことがあります。なぜなら、全社的に最適な今後の業務プロセスを構想したとしても、それを支えるシステム面が伴っていなければ、絵に描いた餅になってしまうからです。SOAへも取り組み、システム連携を可能とすることで、BPMにより描いた最適なプロセスを実行する際に、業務や部門を跨ぐような場面でデータを連動させ、自動化することで、実際に最適な全社プロセスを実現しやすくなります。このようなアプローチにより、全社単位でプロセスを最適化することで、リードタイムの大幅短縮や、自動化による画期的なサービス提供形態の実現等、ビジネスモデル自体を変革する可能性を持っています。

業務の標準化

企業内の業務やり方は、意外なほど暗黙の了解で成り立っている部分が多く、明文化しようとすると人によって意見が食い違うということは多くあります。そのため、業務が属人化しやすくなったり、業務上のミスが発生する原因になったりしています。BPMに取り組むことで、業務プロセスが明確化しますし、BPMツールを使う場合には、標準化された業務のやり方に沿って行うことが強制化されます。そのため、業務を標準化し、組織的に統制が取れた業務実行を実現することに繋がります。

環境変化へ対応容易

市場の変化や新しい法令等、経営環境が変化すると、それに応じて業務のやり方を変更する必要が生じることがあります。一度BPMによって可視化・定義された業務プロセスは継続的に変更することも容易なため、こうした環境変化に応じた業務の変更にも対応しやすくなります。

BPMの取り組み方

それでは、具体的にはどのようにBPMに取り組んでいけばよいでしょうか。

目的の整理

メリットの章で解説した通り、BPMに取り組むことで得られるものにはバリエーションがあります。自社にとってBPMに取り組むメリットが何なのかを予めしっかり整理することで、より効果の高いアプローチを選んでいくことができます。

スコープやレベル感について検討

その上で、BPMの対象とするスコープやレベル感について決めていきます。ここでスコープといっているのは、主に対象の業務のことです。また、レベル感と言っているのは、特定の業務の具体的な進め方のレベルで取り組むのか、全社的な業務横断的なレベルで取り組むのか、という規模感のようなものです。必ずしも、全社的なレベルから、全ての業務の具体的な進め方にいたるまでBPM化する必要はなく、目的に応じて取り組む範囲やレベル感を限定してもBPMへの取り組みは成立します。もちろん、全社的にトップダウンから、現場レベルまできめ細やかに取り組むことができれば、それに応じたメリットを享受することも可能です。

As-IsからTo-Beへ

BPMによってまずは、今現在どように業務を行っているかを表す業務プロセス（As-Is）を整理します。その際には、実際にその業務に携わっている担当者や管理者にプロセス作りに参加してもらい、意見を出してもらいながら作成するのが有効です。
また、今現在のプロセスをそのまま管理し始めていっても良いですが、せっかくプロセスの整理に取り組んだので、当面のあるべき業務のあり方を改めて検討した上で、業務プロセスに表現（To-Be）してBPMの管理対象としていくこともできます。その際、本当の将来的な理想像としてのTo-Beを描いた上で、現在すぐに実現可能なやり方から始めて、少しづつ改善していく、というアプローチも有効です。
その際、どのようにTo-Beのプロセスを設計するべきでしょうか。恐らく、関係者を交えて現状のプロセスを分析・整理する際に、現在の問題・課題についても自ずと出てくるはずなので、ボトムアップ型の業務改善目的であれば、そういった課題への解決策を検討する中であるべき姿を整理していくことが可能です。一方で、全社的に最適な業務プロセスの再編を目的とする場合には、経営陣の考える今後の経営戦略をベースに、それを実現するための全社的なプロセスといった切り口から整理していくことになると思います。
プロセスを定義する際の、具体的な方法としては、標準的なプロセスモデリング手法を採用することを推奨します。例えば、BPMとの相性が良いものとしては、BPMN（Business Process Model and Notation）が挙げられます。

PDCAに基づき継続的に改善

プロセスを定義できたら、次は実行段階に移っていきます。その際、作りっぱなし、やりっぱなしになるのではなく、PDCA等のマネジメントサイクルを回し、継続的に改善を行っていくことが重要です。継続的な改善に繋げていくためには、実行状況を監視・把握することが必要になります。例えば、実行に掛かる時間の計測等のパフォーマンスや結果を記録していくことが挙げられます。こうして把握した実行のパフォーマンス・結果を分析し、想定通りに改善されたか、その他に課題はないか、といったことを検討し、より良い業務プロセスを再設計し、その新しいプロセスに準じて業務を実行していく、といった流れで、継続的にPDCAに基づく改善を進めていきます。

BPMツールでできること

BPMへの取り組みをITで支援するBPMツール（BPMシステム）は、具体的にはどのような役割を担うのでしょうか。

業務プロセスのモデリング

業務プロセスをフローチャートの形で定義し、プロセスの可視化を行う機能です。プロセスを可視化することで、これまで曖昧になっていた部分を明確化したり標準化することもできますし、無駄を発見し改善するきっかけにもなります。また、多くのツールはただ描くだけでなく、実行や分析の段階で活用していくことができるようになっています。

実行サポート

ツールによっては、実行のサポートも充実しています。例えば、定義したプロセス通りに、ワークフローシステムのようにタスク管理ができるようになり、BPMツールを通して業務を行うことで、定義したプロセスを遵守して業務実行することを担保するとともに、自動的に実行状況を記録することも可能になります。また、実行面では、システム連携や自動化をサポートする場合もあります。システム連携ができることで、全社で業務横断的なプロセスを実行するうえで、異なるシステム間でプロセスに応じて動的に連動させることができ、より踏み込んだ業務プロセスの変革を実現する可能性も生まれます。また、システム連携以外にも、ビジネスロジックの実行やAIとの連動等により、業務プロセスの自動化を推し進めることが可能なツールもあり、こうした観点からもプロセスの改革に繋げることができます。

分析サポート

実行状況をモニタリングし、分析に活用できる機能です。例えば、実行に要した時間を計測し、改善度合いを図るといった用途が考えられます。

具体的なツールでの進め方解説

ここからは、具体的なツールを例にとって、BPMへの取り組みでどのように活用するかを解説していきます。ここではBPM機能を持つ、ノーコード開発ツールであるNuAppを例に見ていきます。

プロセスモデリング

NuAppでは、プロセス図上で業務プロセスを定義することができるようになっています。プロセスのフローチャートは、BPMNの特徴を取り入れたものになっており、ドラッグ＆ドロップで直感的に図を作成できるようになっています。企業内の業務プロセスは、1担当者で完結することは少なく、複数の担当者や、部署を跨ぐ形で実行されることもあります。プロセス図上では、エリア毎に「担当」を割り当てることで、こうした役割分担による業務の実行を表現します。また、「分岐」を使うことで、状況に応じた柔軟な業務のバリエーションを表現することもできます。
　

タスク管理

作成したプロセスは、そのまますぐに動かせるようになります。プロセス図上の「タスク」は、担当者が何らかのタスクを行い、その結果等をシステムに入力することを促すもので、タスクリストに追加したり、担当者に通知を送信したり、といった活用方法を取ることができます。業務プロセスに基づいた確実な業務の実行や、場所に縛られないリアルタイムなタスクの受け渡しによる効率化といったメリットもあります。

自動化

プロセス図上では、人間が行うタスク以外にも、システムが自動で行う様々な処理を配置できるため、プロセスの自動化を実現していくことができます。例えば、ロジックに基づきデータを自動的に更新する「データ操作」や、他の業務プロセスと連携したりデータを更新したりする「モデル連携」、メールや通知の自動送信等が挙げられます。

継続的な改善

BPMによって重要な継続的な改善も、ノーコードツールであるため、プロセス図を変更することで手軽に変更を加えていくことができます。また、クラウドで完結しているという点も、変更しやすさにとってはメリットになっています。

このようにNuAppでは、クラウド型のBPMツールとして、手軽に本格的なBPMへの取り組みを実現できます。

今回の記事でご紹介したNuAppにご興味をお持ちの方は、以下よりお問い合わせ下さい。